Steuerberatung ist mehr als das reine Sortieren von Zahlen: Die GSP Steuerberatungsgesellschaft Magdeburg GmbH versteht sich als Partner an der Seite von Privatpersonen und Unternehmern, wie Kapital- und Personengesellschaften. Wir arbeiten seit über 25 Jahren im Herzen Sachsen-Anhalts mit ausgesprochener Leidenschaft an Werten und der Entwicklung von individuellen Strategien, die sich nachhaltig auf den Erfolg und die gesteckten Ziele unserer Mandanten auswirken. Auf Grund unserer langjährigen Marktpräsenz, unserer Erfahrungen in unterschiedlichsten Branchen und einem starken Kompetenzteam können wir mit Weitsicht sowohl steuerlich als auch betriebswirtschaftlich beraten und unterstützen. Wir halten Ihnen verantwortungsvoll den Rücken frei, so dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren können.

Das Projekt Digitalisierung der Unternehmensprozesse in Zusammenarbeit mit den Mandanten (gefördert durch das Programm Sachsen-Anhalt Digital Innovation der Investitionsbank Sachsen-Anhalt) wurde
im Projektzeitraum: 25.03.2019-24.03.2020 erfolgreich umgesetzt.

Die Verfahrensdokumentation – Mehr Sicherheit, Zeit und Chancen dank einer lästigen Pflicht!

Die aktuellen Betriebsprüfungen zeigen, dass die Betriebsprüfer neben der elektronischen Bereitstellung von elektronisch
erzeugten Rechnungs-, Bank – und Kassendaten gezielt eine Verfahrensdokumentation anfordern.

Dass eine Verfahrensdokumentation für jedes Unternehmen erforderlich ist, ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Die Erstellung und Pflege einer Dokumentation ist keine leichte Aufgabe. Mit unserer Unterstützung finden Sie das richtige
Maß und führen eine Verfahrensdokumentation im Handumdrehen ein. Unsere Einblicke und Erfahrungen helfen Ihnen beim
Bergen von Potenzialen. Dabei ist es uns wichtig, eine individuell auf Ihr Unternehmen angepasste Dokumentation zu erstellen,
deren Umfang auf Ihre Betriebsgröße angepasst ist.

Die GSP Steuerberatungsgesellschaft Magdeburg GmbH hat sich an ihrem Standort in der Hegelstraße 26 in Magdeburg etabliert. Mit 7 Steuerberatern und rund 40 Mitarbeitern stellt sich das Unternehmen dem ständigen Wandel im Bereich der Steuergesetze aber auch im Bereich der Unternehmensprozesse.

Auch in diesem Jahr wurden große Schritte im Bereich der Digitalisierung erzielt. Mit Ausbruch der Corona – Pandemie im März dieses Jahres wurden einem Großteil der Mitarbeiter Home - Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt. Durch die kurzfristige Bereitstellung der dafür erforderlichen Technik, verbunden mit der Möglichkeit von zu Hause aus auf die im Unternehmen digitalisierten Mandantenunterlagen zurückzugreifen, musste kein Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen. Die Kanzlei konnte damit gerade in dieser für alle herausfordernden Zeit für ihre Mandanten als kompetenter Ansprechpartner da sein und ihnen somit mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Als besonders wichtig erwies sich dabei, die zuvor erfolgte Einführung des DATEV - Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie der Einführung des Programms DATEV – Unternehmen – Online (UNO). Die Einführung dieser Systeme war neben der Umstrukturierung der Unternehmensprozesse ein entscheidender Faktor zur Beschleunigung unsere Digitalisierungsprozesse. Nun ist es uns möglich Informationen über und von unseren Mandanten auf einen Blick von überall digital zuzugreifen. Das spart uns viel Zeit und Ressourcen, wie Papier, Toner und Druckerverschleiß. Neben der Funktion als Hauptorganisationsinstrument, dient DMS auch dazu, dass Dokumente unabhängig vom Kanzleistandort gleichzeitig bearbeitbar/ einsehbar sind. Über UNO stellen uns unsere Mandanten Ihre Buchhaltungs- bzw. Lohnbelege Online in einer Cloud bereit und erhalten über diese Cloud die vereinbarten Auswertungen nach Bearbeitung der Buchhaltung bzw. des Lohnes zur Verfügung gestellt.
Besonders wichtig war bei der Umsetzung dieser Prozesse unsere Mitarbeiter zu schulen und ihnen einen permanenten Ansprechpartner für diese neuen Prozesse zu Seite zu stellen. Dies erfolgte durch Hinzunahme einer externen Beraterin (Coach).

Die im Zusammenhang mit der Umsetzung der Kanzlei – Digitalisierungsmaßnahmen geänderten Prozesse wurden anschließend in der Kanzlei – Verfahrensdokumentation niedergeschrieben. Auf der Grundlage dieser Dokumentation erfüllt unsere Kanzlei die Anforderungen der Finanzverwaltung an das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation. Des Weiteren sind wir nunmehr in der Lage unsere Mandanten mit den gewonnenen Erfahrungen in den Bereichen Digitalisierung von Verwaltungsprozessen Schnittstellenthemen und Erstellung von Verfahrensdokumentationen zu beraten.
Unsere Ziele für 2020 und 2021 bestehen nunmehr darin unsere Mandanten vollständig mit den Themen DATEV - Unternehmen - online und Verfahrensdokumentation vertraut zu machen und somit eine schnellere Bearbeitung und „Finanzamtssicherheit“ zu ermöglichen. Aus diesem Grund haben wir im August dieses Jahres eigens dafür einen Mitarbeiter eingestellt, der sich ausschließlich um die digitalisierungstechnischen Prozesse kümmert. Das gewonnene Know-How möchten wir nun an unseren Mandanten auf dem Weg in ihre Digitalisierung weitergeben.
Des Weiteren möchten wir durch das Umstellen von einer analogen auf eine digitale Telefonanlage unsere Kundenzufriedenheit weiter erhöhen. Diese neue Anlage erkennt unter anderem Telefonnummern, ordnet diese einem in unserem System eingepflegten Mandanten zu und zeigt dem GSP – Mitarbeiter alle erforderlichen Informationen, so dass durch eine persönlichere Begrüßung die zwischenmenschliche Komponente stärken können.

Die Digitalisierung in einer Steuerberatungskanzlei hat in vielen Bereichen unserer Kanzlei zu einer kompletten Umstrukturierung der Arbeitsprozesse geführt. Es erfordert eine sorgfältige Planung der Prozesse durch das Kanzleileitungsteam und ein Umdenken jedes einzelnen Mitarbeiters.